«Реестр Гарант» подготовил памятку о передаче дел в системе менеджмента качества (СМК). Она адресована руководителям компаний, в которых рабочие сведения и незавершённые задачи сосредоточены у одного сотрудника.
Перед отпуском или сменой ответственного полезно проверить три вещи: кто продолжит работу, где находятся актуальные сведения и какие решения ещё не приняты. Пересылка папки с документами сама по себе не отвечает на эти вопросы.
В памятке предлагается составить короткий перечень открытых задач. Для каждой нужны текущий статус, следующий шаг, срок и человек, который продолжит работу. Отдельно стоит отметить вопросы, требующие решения руководителя.
Условный пример: поставщику отправили запрос о расхождении, но ответ ещё не получен. В передаче дел важно указать, о какой поставке идёт речь, где лежит переписка и кто проверит ответ. Название файла «Поставщики» таких сведений не даёт.
Сотрудник, которому передали задачу, должен понимать свои полномочия. Он может собрать документы, но решение о дальнейших действиях может принимать другой человек. Этот маршрут нужно объяснить до начала замещения.
Для работ со специальными требованиями проверяют и необходимые квалификации. Внутреннее назначение заместителя не заменяет обязательный допуск или аттестацию, если они предусмотрены для конкретной работы.
Следующий шаг — убедиться, что замещающий сотрудник найдёт действующую инструкцию, нужную запись и контакт ответственного. Проверка должна проходить под его рабочей учётной записью в пределах разрешённых прав.
Передавать личный пароль коллеги для этого не нужно. Доступ организуют штатным способом, а в перечне дел указывают место хранения материалов. Если у документа несколько версий, полезно обозначить действующую и объяснить порядок обновления.
Вместо вопроса «всё понятно?» памятка предлагает проверить конкретный сценарий. Сотрудник находит нужные сведения, объясняет следующий шаг и показывает, к кому обратится при затруднении. Пробелы в доступе и полномочиях можно закрыть заранее.
Такой подход согласуется с руководством группы ISO/IAF по аудиту компетентности. В нём рассматривается наличие подготовленной замены при отсутствии обычного исполнителя. Это поясняющий материал для аудиторов, а не отдельный обязательный стандарт.
Предложенный перечень можно встроить в принятый в компании порядок передачи дел. Универсального числа задач, объёма папки или срока подготовки для всех организаций нет: способ выбирают с учётом процессов и риска остановки работы.
При подготовке к сертификации по ГОСТ Р ИСО 9001 полезно проверить, как процессы продолжаются при смене исполнителя. Порядок работы с системой описан в разборе «Реестр Гарант» о сертификации СМК.
Результат передачи дел можно проверить по простому признаку: принимающий сотрудник понимает, что делать дальше, располагает нужными сведениями и знает границы своих решений. После возвращения основного исполнителя стоит уточнить, какие вопросы всё же пришлось решать вручную.
«Реестр Гарант» помогает разобраться с подготовкой системы менеджмента качества и документами компании. Контакт: Игорь Справцев, телефон +7 920 898-17-18, электронная почта reestrgarant@mail.ru.
Материал подготовлен с использованием ИИ и прошёл редакторскую проверку. Пример условный; памятка содержит практические рекомендации.